Welche Geschäftsprozesse sollten Sie zuerst automatisieren?

Mit einem konkreten Ablauf beginnen

„Unsere Verwaltung digitalisieren“ ist als Projektstart zu breit. „Eine eingehende Bestellung ohne doppeltes Abtippen in das ERP übernehmen“ ist deutlich greifbarer. Anfang, Ende und beteiligte Systeme lassen sich dafür benennen.

Betrachten Sie den Ablauf gemeinsam mit den Menschen, die ihn tatsächlich ausführen. Häufig liegen die aufwendigen Schritte zwischen zwei Anwendungen oder in Rückfragen, die in keiner Prozessbeschreibung auftauchen.

Fünf Fragen für die Auswahl

• Wie häufig tritt der Vorgang auf, und wie viel manuelle Bearbeitungszeit entsteht?
• Welche Regeln sind stabil, und welche Entscheidungen brauchen Erfahrung oder Freigaben?
• Sind die benötigten Daten digital verfügbar und ausreichend verlässlich?
• Welche Ausnahmen kommen vor, und wer bearbeitet sie?
• Woran erkennen Sie nach der Einführung, dass der Ablauf besser funktioniert?

Aufwand sichtbar machen, ohne Einsparungen zu erfinden

Ein Rechenbeispiel mit frei gewählten Annahmen: 100 Vorgänge pro Woche mit jeweils 10 Minuten manueller Bearbeitung entsprechen bei 4,33 Wochen rund 72,2 Stunden pro Monat. Das beschreibt zunächst nur den heutigen Aufwand.

Wie viel davon entfällt, hängt von verbleibenden Prüfungen, Ausnahmen und dem späteren Betrieb ab. Auch vermiedene Fehler und kürzere Wartezeiten können wichtig sein. Erfassen Sie diese Werte getrennt, statt sie pauschal zu einer garantierten Rendite zusammenzurechnen.

Typische Kandidaten aus dem Unternehmensalltag

Auftragsdaten werden aus E-Mails in Fachsoftware übertragen. Freigaben werden manuell verteilt und nachverfolgt. Bestände werden zwischen Standorten abgeglichen. Für das Reporting werden dieselben Dateien jede Woche zusammengeführt.

Diese Abläufe sind mögliche Kandidaten, keine automatisch geeigneten Projekte. Eine fehlende Schnittstelle, unklare Datenverantwortung oder häufig wechselnde Regeln können den Aufwand erheblich erhöhen.

Zuerst Regeln, dann Technik

Wenn die vorhandene Software bereits passende Funktionen hat, können Konfiguration und saubere Zuständigkeiten ausreichen. Schnittstellen schließen Lücken zwischen Systemen. Eine individuelle Anwendung ist dann sinnvoll, wenn der Ablauf anders nicht gut unterstützt wird.

KI kann bei variablen Texten oder Dokumenten helfen. Für eindeutige Berechnungen und feste Freigaberegeln braucht es dagegen häufig keine KI. Die Technologie folgt der Aufgabe.

Mit einer nutzbaren Ausbaustufe starten

Begrenzen Sie den ersten Umfang so, dass ein vollständiger Teilprozess im Alltag verwendet werden kann. Testen Sie neben dem Normalfall auch fehlende Daten, doppelte Vorgänge und Ausfälle.

Nach der Einführung vergleichen Sie die vereinbarten Ausgangswerte mit der tatsächlichen Nutzung. So entsteht eine fundierte Grundlage für die nächste Ausbaustufe.