Aufträge bearbeiten. Ohne dieselben Daten immer wieder abzutippen.

Mit einem Eingangskanal und einem vollständigen Ablauf starten

Für den Einstieg betrachten wir eine wiederkehrende Auftragsart. Welche Kunden bestellen wie? In welchem Format kommen Positionen, Mengen und Lieferwünsche an? Wo werden Daten ergänzt, und wann ist ein Auftrag bereit für die Weiterbearbeitung?

Das Ziel ist ein nutzbarer Teilprozess, beispielsweise E-Mail-Bestellungen einer Kundengruppe bis zum geprüften Entwurf im ERP. Weitere Dokumentformate, Standorte oder Freigaben können anschließend ergänzt werden. Das hält Annahmen prüfbar, ohne einen wichtigen Zwischenschritt aus dem ersten Umfang herauszulassen.

Daten auslesen ist erst der Anfang

Ein aus einer PDF-Datei gelesener Wert ist noch kein verlässlicher Auftragsdatensatz. Kundennummern können fehlen, Artikelbezeichnungen abweichen und Mengeneinheiten unterschiedlich sein. Deshalb trennen wir Extraktion, fachliche Prüfung und Übertragung.

Für strukturierte Formate sind häufig feste Zuordnungen ausreichend. Bei wechselnden Dokumentenlayouts kann OCR oder KI unterstützen. Ob das für Ihre Belege sinnvoll ist, prüfen wir an repräsentativen, freigegebenen Beispielen. Ein plausibel aussehender Modelltext darf keine Bestätigung für richtige Preise oder Artikel ersetzen.

Ein Beispiel: Ein Kunde bestellt „12 Kartons“ unter seiner eigenen Artikelnummer. Vor der Übernahme müssen Artikelzuordnung, Verpackungseinheit und gegebenenfalls Umrechnung feststehen. Fehlt eine dieser Regeln, landet der Vorgang mit einem konkreten Hinweis bei einem zuständigen Menschen.

Ausnahmen bekommen eine eigene Bearbeitung

Unbekannte Artikel, abweichende Konditionen oder bereits vorhandene Bestellungen sollten nicht in einem technischen Fehlerprotokoll verschwinden. Die zuständige Person braucht den ursprünglichen Eingang, die erkannten Angaben und den Grund der Unterbrechung an einem Ort.

Wir legen fest, welche Werte ergänzt werden dürfen, welche Änderungen eine Freigabe erfordern und wie der Vorgang danach fortgesetzt wird. Auch Stornierungen, nachträgliche Änderungen und doppelt eingegangene Nachrichten gehören in diese Betrachtung. Automatisierung funktioniert im Alltag erst, wenn diese Wege verständlich sind.

Das ERP kontrolliert anbinden

Ob ein Auftrag als Entwurf, freigegebener Vorgang oder Importdatei übergeben wird, richtet sich nach Ihrem System und den vereinbarten Regeln. Vorhandene Schnittstellen, erforderliche Lizenzen und Testzugänge werden vor der Umsetzung geprüft.

Jede Übergabe braucht eine eindeutige Zuordnung zwischen Eingang und ERP-Vorgang. Wenn eine Antwort ausbleibt, muss geklärt werden, ob der Auftrag trotzdem angelegt wurde. Einfach erneut zu senden könnte einen zweiten Auftrag erzeugen. Fehlerbehandlung, Wiederholbarkeit und Rückmeldungen sind deshalb Teil des Integrationskonzepts.

Den tatsächlichen Nutzen im Pilotbetrieb prüfen

Vor der Einführung erfassen Sie das Vorgangsvolumen, manuelle Bearbeitungszeit, Nachbearbeitung und häufige Fehlerarten. Wartezeit auf eine Freigabe ist dabei etwas anderes als aktive Bearbeitungszeit. Diese Unterscheidung verhindert, dass der erwartete Nutzen zu hoch angesetzt wird.

Im Pilot vergleichen wir dieselben Größen. Neben der Übernahmequote zählt, wie schnell Ausnahmen gelöst werden und ob nachgelagerte Teams mit den Daten arbeiten können. Erst dann lässt sich entscheiden, welche weitere Auftragsart sinnvoll in die Automatisierung aufgenommen wird.

Was wir für eine erste Einschätzung brauchen

Hilfreich sind einige anonymisierte typische Bestellungen, ein Beispiel mit einem Problemfall, der Name des Zielsystems und die Beschreibung der heutigen Prüfschritte. Zugangsdaten oder vertrauliche Kundendokumente gehören nicht in die erste Anfrage.

Wir prüfen, ob vorhandene ERP-Funktionen genügen, eine Anbindung ergänzt werden kann oder eine eigene Bearbeitungsoberfläche benötigt wird. Entwicklung, Einführung und der Betrieb der dazugehörigen Infrastruktur können zusammen geplant werden. Der Erstkontakt verpflichtet nicht zur Umsetzung.