LASTENHEFT FÜR EIN SOFTWAREPROJEKT
Arbeitsvorlage von Automando GmbH | Stand 24.09.2026
https://automando.de/wissen/lastenheft-software/

Diese Vorlage darf für die Vorbereitung eigener Projekte angepasst und intern weitergegeben werden. Sie ist eine Arbeitshilfe, keine fertige Spezifikation. Nicht zutreffende Punkte streichen, offene Fragen kennzeichnen. Kein fertiges Lastenheft nötig, um mit uns zu sprechen: https://automando.de/projektanfrage/

Projektname:
Version / Datum:
Fachlich verantwortlich:
IT-Ansprechpartner:
An der Abstimmung beteiligt:

1. AUSGANGSLAGE UND ZIEL
Welcher konkrete Prozess soll verbessert werden?
Wie läuft er heute ab, und was verursacht zusätzliche Arbeit?
Welches Ergebnis sollen welche Nutzer erreichen?
Wie häufig kommt der Vorgang vor?
Wie wird der heutige Aufwand erhoben? Messzeitraum und Quelle festhalten.

2. UMFANG DER ERSTEN AUSBAUSTUFE
Beginn des Prozesses:
Ende des Prozesses:
Enthaltene Nutzergruppen / Standorte / Vorgangsarten:
Ausdrücklich nicht enthalten:
Später zu prüfende Erweiterungen:

3. NUTZER, ROLLEN UND VERTRETUNGEN
Für jede Rolle ausfüllen:
- Aufgabe im Prozess:
- Welche Daten darf sie sehen?
- Welche Daten darf sie bearbeiten?
- Welche Aktionen darf sie genehmigen?
- Wer übernimmt bei Abwesenheit?
- Wie wird Zugang erteilt oder entzogen?

4. ANWENDUNGSFÄLLE
Diesen Block pro Vorgang kopieren:
Kennung:
Beteiligte Rolle:
Auslöser und notwendige Ausgangsdaten:
Normaler Ablauf:
Erwartetes Ergebnis:
Wichtige Ausnahmen:
Zuständigkeit bei Rückfragen:

5. ANFORDERUNGEN
Diesen Block pro Anforderung kopieren:
Kennung und kurzer Name:
Begründung aus dem Arbeitsalltag:
Priorität: Muss / sinnvoll im ersten Umfang / später prüfen
Gewünschtes Verhalten:
Prüfbares Ergebnis:
Fehler- oder Negativtest:
Abhängigkeiten / offene Fragen:
Verantwortliche Person für die Klärung:

FIKTIVES BEISPIEL
Kennung: AF-01, Auftragsfreigabe
Priorität: Muss
Ausgangslage: Ein Auftrag wurde vollständig erfasst; die Kondition weicht von der vereinbarten Regel ab.
Verhalten: Der Auftrag wird einer berechtigten Rolle zur Freigabe vorgelegt.
Ergebnis: Entscheidung und Bearbeitungsstand sind am Auftrag erkennbar.
Negativtest: Ein Nutzer ohne Freigaberecht kann auch über einen direkten Aufruf keine Freigabe erteilen.
Offene Frage: Welche Abweichungen brauchen eine Freigabe und wie wird Vertretung geregelt?

6. DATEN UND SCHNITTSTELLEN
Pro beteiligtem System:
- Name, Version, fachlicher und technischer Ansprechpartner:
- Betroffene Datenobjekte und benötigte Felder:
- Führende Quelle je Datensatz / Feldgruppe:
- Übertragungsrichtung und benötigte Aktualität:
- Verfügbare Schnittstelle, Dokumentation und Testumgebung:
- Erforderliche Lizenzen / Herstellerfreigaben:
- Regeln für Zuordnung, Dubletten, Konflikte und Fehler:
- Welche vorhandenen Daten müssen bereinigt oder übernommen werden?

Keine Zugangsdaten oder ungeschützte Kundendaten in dieses Dokument eintragen.

7. BETRIEB UND SCHUTZBEDARF
Benötigte Nutzungs- und Servicezeiten:
Auswirkung eines Ausfalls:
Verarbeitete Datenarten und Zugriffsanforderungen:
Anforderungen an Hosting und vorhandene Identitätsverwaltung:
Sicherung, Aufbewahrung und benötigte Wiederherstellung:
Wer übernimmt fachlichen Support, technische Wartung und Updates?
Welche Zustände und Störungen müssen überwacht werden?

8. EINFÜHRUNG UND ABNAHME
Pilotgruppe und erster Einsatzbereich:
Benötigte Testdaten und verantwortliche Bereitstellung:
Typischer Vorgang für die Abnahme:
Mindestens ein häufig vorkommender Ausnahmefall:
Berechtigungs- und Fehlerfalltests:
Prüfung von Datenmigration und Schnittstellen:
Schulung / Einweisung / Dokumentation:
Verantwortung für die Freigabe zum Produktivstart:
Umschaltzeitpunkt und Rückfallverfahren:

9. RAHMEN UND OFFENE PUNKTE
Gewünschter Zeitraum und sachliche Gründe:
Verfügbarer Budgetrahmen, falls festgelegt:
Interne Mitwirkung und verfügbare Ansprechpartner:
Offene Entscheidungen, je mit Verantwortlichem und Klärungstermin:
Annahmen, die vor einer Kalkulation geprüft werden müssen:

10. ANGEBOTSVERGLEICH
Für alle Anbieter dieselben Fragen verwenden:
- Welcher Umfang und welche Abnahmekriterien sind enthalten?
- Welche Annahmen oder Fremdleistungen sind noch ungeprüft?
- Welche Mitwirkung und Datenbereitstellung wird erwartet?
- Sind Migration, Tests, Einführung und Dokumentation enthalten?
- Welche laufenden Kosten und Leistungen sind vorgesehen?
- Wie werden Änderungen, Nutzungsrechte, Quellcode und Übergaben geregelt?
- Welche Ausschlüsse oder Risiken sind ausdrücklich benannt?

Nächster Schritt: Anforderungen mit Fachbereich und IT gemeinsam durchgehen, offene Punkte klären und eine erste nutzbare Ausbaustufe festlegen.